Prinsip-Prinsip Manajemen dan Aplikasinya dalam Perusahaan

Prinsip-Prinsip Manajemen

Menurut George R. Terry dan Leslie W. Rue dalam Dasar-Dasar Manajemen (2003), manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen adalah suatu kegiatan, pelaksanaannya adalah “managing”—pengelolaan—sedangkan pelaksananya disebut manajer atau pengelola.

Oleh karena itu, agar proses manajemen berjalan sesuai dengan definisinya, dibutuhkan prinsip-prinsip dasar yang harus dianut oleh para pelaku manajemen, bukan hanya manajernya saja. Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari:

  1. Pembagian Kerja (Division of Work)

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.

Hampir di setiap perusahaan terdapat tiga dasar kegiatan, yakni; memproduksi, menjual, dan membiayai. Walaupun kadang-kadang identitas seperti tidak jelas, tetap ada karena fungsinya memang penting bagi operasi dan kelangsungan hidup perusahaan. Fungsi-fungsi tersebut dapat dijadikan berbagai bagian dari perusahaan. Pemanfaatannya terutama sekali tergantung sifat dan jumlah pekerjaannya, tersedianya orang-orang ang mengerjakannya dan spesialisasi tugasnya.

Ricky W. Griffin dalam Manajemen (2002) pembagian kerja atau pengelompokkan pekerjaan (departementalisasi) bisa dibagi menjadi beberapa bagian, yakni:

  • Departementalisasi Fungsional, mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang melibatkan aktivitas yang sama atau serupa. Kata fungsi di sini berarti fungsi organisasional seperti fungsi keuangan dan produksi bukan fungsi manajerial dasar seperti perencanaan atau pengendalian.
  • Departementalisasi Produk. Kelebihan jenis ini adalah: 1) Semua aktivitas dihubungkan dengan satu produk atau kelompok  produk sehingga dapat secara mudah diintegrasikan dan dikoordinasikan; 2) Kecepatan dan keefektifan pengambilan keputusan pun meningkat; 3) Kinerja produk individual atau kelompok produk dapat diukur dengan lebih mudah dan lebih objektif, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas departemen sebagai hasil dari aktivitas mereka. Kelemahannya, manajer tiap departemen mungkin berfokus pada produk atau kelompok produk mereka sendiri sehingga bagian lain dari organisasi terabaikan.
  • Departementalisasi Pelanggan, organisasi mengelompokkan aktivitasnya untuk merespon dan berinteraksi dengan konsumen atau kelompok konsumen tertentu. Keuntungan dasar pada pendekatan ini adalah organisasi dapat menggunakan tenaga spesialis yang terampil untuk menangani konsumen atau kelompok konsumen yang unik.
  • Departementalisasi Lokasi, mengelompokkan pekerjaan atas dasar lokasi atau daerah geografis tertentu. Keuntungannya adalah memudahkan organisasi untuk merespons konsumen yang unik dan karakteristik lingkungan di berbagai wilayah. Sisi negatifnya adalah staf admisnistrasinya yang lebih besar mungkin diperlukan jika organisasi  harus menelusuri unit-unitnya yang berada di lokasi yang terpencar.

Hampir sama dengan Ricky W.Griffin, George R. Terry dalam Prinsip-Prinsip Manajemen menyebutkan bahwa tugas atau pekerjaan dapat dibagi menjadi fungsi, tugas operasi, wilayah, langganan, proses, tim tugas, dan matriks

  • Proses, ditentukan oleh fasilitas-fasilitas teknis dan bersifat logis; biasanya diterapkan di tingkat operasional.
  • Tim Tugas, suatu proyek khusus atau blok pekerjaan yang ditugaskan kepada kelompo kerja yang bekerja sebagai unit yang mampu bekerja sendiri karena mempunyai keahlian untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Pelaksanaan kerja seperti itu bersifat kebalikan dari pembagian tugas pada umumnya dan agak terpisah dari unit-unit organisasi, terkadang disebut juga pengoranisasian proyek.
  • Matriks, pembagian kerja yang menganut pengawasan ganda; misalnya satu atas dasar teknis dan satu lagi atas dasar manajer

Faktor-faktor yang penting dalam mengadakan pembagian pekerjaan adalah: 1) Membantu koordinasi; 2) Memperlancar pengawasan; 3) Memanfaatkan spesialisai; 4) Menghemat biaya; 5) Menekankan pada hubungan antar-manusia.

Dengan adanya prinsip orang yang tepat di tempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan keefektifan kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. Kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan. Oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

  1. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)

Menurut George R. Terry dalam Prinsip-Prinsip Manajemen disebutkan bahwa untuk melengkapi sebuah organisasi, unit-unit pegawai digabungkan bersama melalui suatu wewenang yang menetapkan hubungan antara unit-unit tersebut. Hubungan seperti itu perlu ditetapkan karena hanya apabila hubungan tersebut dipahami benar-benar oleh tiap-tiap unit maka mereka dapat berfungsi sebagai komponen.

Seseorang diperlukan untuk mengarahkan kegiatan setiap unit menuju sasaran-sasaran organisasi. Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.

Pendelegasian wewenang merupakan suatu faktor yang vital di dalam manajemen, karena: (a) menetapkan hubungan organisatoris formal di antara anggota-anggota badan usaha; (b) memberikan kekuasaan manajerial, yakni member “senjata” keadaannya “memaksa”; dan (c) mengembangkan bawahan dengan cara member izin kepada mereka untuk mengambil keputusan dan menerapkan pengetahuan yang mereka peroleh dari program-program latihan dan pertemuan-pertemuan.

Suatu pendelegasian bukan merupakan gejala alamiah bagi kebanyakan orang. Ada beberapa manajer yang suka melakukan dominasi; mereka berkeinginan untuk mempengaruhi orang lain, ingin ikut serta di dalam setiap keputusan dan menjadi “sutradara”. Seringkali seorang manajer mungkin merasa bahwa tidak ada orang lain yang dapat melakukan suatu pekerjaan seperti dirinya sendiri; oleh karena itu dia sendirilah yang harus melaksanakannya. Atau, mungkin dia sendiri yang ingin mencapai suatu prestasi yang “istimewa” dan diakui keberhasilan yang “super” itu.

Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewenang terbesar adalah manajer puncak. Oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.

Ada batas-batas tertentu pada suatu wewenang. Misalnya, sudah menjadi suatu hal yang umum bahwa beberapa anggota manajemen tingkat atas harus mengetahui suatu keputusan atau dasar dari suatu keputusan yang belum dilaksanakan. Wewenang yang digunakan harus sesuai dengan tujuan utama dan kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan.

  1. Disiplin (Discipline)

Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap disrinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerajaan sesuai dengan weweanng yang ada padanya.

  1. Kesatuan perintah (Unity of command)

Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesui dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.

Menurut George R. Terry dalam Prinsip-Prinsip Manajemen, perintah-perintah dapat berupa: a) lisan, atau b) tulisan; tergantung dari: a) tingkat kepercayaan antara pemberi perintah dan penerimanya, b) hubungan tatap muka dalam organisasi dan c) keperluan akan dokumen untuk referensi di masa yang akan datang.

Pada beberapa perusahaan, perintah-perintah lisan yang berurusan dengan subjek-subjek penting , diulang kembali oleh penerima perintah untuk meyakinkan kelengkapan dan ketepatannya. Demikian pula perintah-perintah lisan dapat dikonfirmasikan secara tertulis apabila penyampaiannya harus diverifikasi dan menjadi dokumentasi.

Sekali perintah telah dikeluarkan, maka pemberi perintah harus melihat apakah perintah tersebut dilaksanakan atau diabaikan. Cara-cara seperti itu menunjukkan manajemen yang baik. Adalah sangat bijaksana untuk memperkenankan adanya variasi dalam memelihara dan melengkapi perintah-perintah tersebut.

  1. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)

Pengarahan merupakan suatu kegiatan untuk mengintegrasikan usaha-usaha anggota-anggota dari suatu kelompok, sehingga melalui tugas-tugas mereka dapat terpenuhi tujuan-tujuan pribadi dan kelompoknya. Semua usaha kelompok menghendaki pengarahan apabila ingin secara sukses mencapai tujuan akhir kelompok tersebut.

Pengarahan yang baik bukanlah suatu bentuk kediktatoran. Para pekerja mengharapkan dapat diberikan informasi-informasi yang diperlukan mengenai jumlah, kualitas, dan batas waktu yang diperkenankan untuk pekerjaan tersebut.

Apabila mengarahkan suatu tugas yang baru, maka manajer harus member arah secara penuh. Partisipasi para pegawai, komunikasi yang memadai, dan kepemimpinan yang kuat merupakan dasar-dasar untuk mengarahkan. (Prinsip-Prinsip Manaejemen, George R. Terry)

Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan.

Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.

  1. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan loancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.

Setian karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan orgabisasi dapat terwujud, apanila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.

  1. Penggajian pegawai

Salah satu bidang etika manajerial yang penting adalah perlakuan karyawan oleh organisasi mereka. Bidang ini termasuk hal-hal seperti memperkerjakan dan memeca orang, upah dan kondisi kerja, dan kebebasan pribadi dan rasa hormat.

Menurut Ricky W. Griffin dalam Manajemen, upah dan kondisi kerja, walaupun diatur dengan ketat, juga merupakan bidang yang memungkinkan timbulnya kontroversi. Sebagai contoh, fakta bahwa seorang manajer membayar karyawan lebih sedikit daripada yang layak diterimanya, karena manajer tahu bahwa karyawan tersebutm tidak mungkin keluar atau tidak mau mengambil risiko kehilangan pekerjaannya jika protes, mungkin dianggap tidak etis. Sebagian besar pengamat juga akan setuju bahwa organisasi diwajibkan melindungi kebebasan pribadi karyawannya.

Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam prinsip penggajian haris dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang. Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbuulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more prestige (upaya lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan menimbulkan tindakan tidak disiplin.

  1. Pemusatan (Centralization)

George R. Terry menyebutkan sentralisasi dan desentralisasi wewenang merupakan bagian-bagian yang penting dari suatu wewenang. Sentralisasi  mengandung arti sebagai suatu pemusatan wewenang; sedangkan desentralisasi berarti membagi wewenang tersebut. Kedua bentuk tersebut memunyai hubungan dengan pendelegasian wewenang, karena yang dipersoalkan adalah berapa banyak wewenang yang didelegasikan kepada bawahan.

Sentralisasi wewenang mendapat dukungan luas karena: (a) dapat menghindari fungsi-fungsi yang bersifat ganda; (b) menyeragamkan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan mnedukung praktik kerja; (c) memperoleh wibawa para manajer dan dapat mengembangkan tugas-tugas mereka secara penuh; dan (d) pembagian tugas menurut keahlian masing-masing dapat dimaksimalkan, terutama karena ruang lingkup dan volume pekerjaan yang diproses.

Sebaliknya, desentralisasi wewenng lebih dekat berhubungan dengan hal-hal sebagai berikut (a) mendorong efektivitas hubungan antarmanusia; (b) terdapat kesempatan yang lebih besar untuk mengembangkan dan mengelola; (c) meningkatkan kerjasama dan membina bagian-bagian dari organisasi; (d) menyebarkan risiko-risiko kerugian personal dan fasilitas-fasilitas.

Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiurang wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority).

  1. Hirarki (tingkatan)

Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.

Pemilik

Pemilik dari suatu bisnis, tentu saja, adalah orang-orang yang memiliki hak milik hukum terhadap bisnis tersebut. Pemilik dapat merupakan seorang yang mendirikan dan menjalankan suatu bisnis kecil, partner yang secara bersama-sama memiliki bisnis, investor individu yang membeli saham dalam suatu perusahaan, atau organisasi lain.

Dewan Direksi

Dewan direksi perusahaan dipilih oleh para pemegang saham dan bertanggung jawab untuk mengawasi manajemen perusahaan secara umum, untuk memastikan bahwa perusahaan telah dijalankan dengan cara yang paling memuaskan kepentingan para pemegang saham. Beberapa dewan direksi bersifat pasif. Mereka berfungsi sebagai pengawas umum umum tapi jarang terlibat secara aktif dalam menjalankan perusahaan. meneliti perusahaan yang mereka awasi dan lebih banyak mempengaruhi pengolahan perusahaan.

Karyawan

Karyawan (employees) organisasi merupakan elemen utama dari lingkungan internal. Yang menjadi perhatian khusus manajer pada saat ini adalah sifat angkatan kerja yang berubah karena gender, etnis, umur, dan dimensi lainnya dari karyawan menjadi lebih beraneka ragam.

Karyawan juga meminta lebih banyak kepemilikan pekerjaan –sebagian kepemilikan atas perusahaan atau setidaknya lebih banyak kebebasan bagi mereka dalam cara melakukan pekerjaan mereka.

Tren lain yang terjadi di banyak perusahaan adalah meningkatnya ketergantungan terhadap pekerja temporer- individu yang dipekerjakan untuk periode waktu yang singkat tanpa kemungkinan untuk menjadi karyawan tetap.

  1. Ketertiban (Order)

Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.

  1. Keadilan dan kejujuran

Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya.

  1. Stabilitas kondisi karyawan

Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan.

Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja.

  1. Prakarsa (Inisiative)

Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan karyawannya.

  1. Semangat kesatuan, semangat korps

Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggyungan sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana.

APLIKASI

Bisnis penerbitan pers pada prinsipnya merupakan perpaduan dari tiga bidang kegiatan, yaitu bidang redaksional, percetakan dan bidang usaha. Ketiga bidang itu dalam melaksanakan kegiatannya, harus saling terkait dan terikat pada penyelesaian pekerjaan masing-masing sesuai dengan aturan yang sudah ditentukan.

Manajemen penerbitan pers harus mampu menciptakan, memelihara dan menerapkan sistem kerja yang proporsional dengan menumbuhkembangkan rasa kebersamaan di antara sesame personil.

Millenium ketiga seperti sekarang ini, kecenderungan bisnis bergeser dari bisnis industri ke bisnis jasa. Mengapa bisnis penerbitan pers kini tumbuh subur. Jawaban yang pas kiranya seperti yang dikemukakan McLuhan, yaitu karena manusia membutuhkan media massa. Manusia dalam melaksanakan hajat hidupnya membutuhkan media untuk memperoleh informasi sekaligus bisa berkomunikasi dengan lingkungannya.

Lord Thompson Fleet, tokoh pers dari Inggris, mengatakan perusahaan penerbitan pers yang baik adalah yang dapat menciptakan keuntungan. Kekuatan financial dan stabilitas komersial, merupakan jaminan terhadap perkembangan penerbitan pers. Manajemen, harus mampu mempergunakan sumber daya yang dimilikinya.

Dengan demikian, maka bisnis penerbitan pers memang harus dilengkapi dengan penerapan manajemen yang profesional. Sebelum terjun langsung dalam penerbitan pers, pengelola media massa harus dapat menyesuaikan diri, dengan mencoba menguasai situasi untuk kepentingan pangsa pasar. Karena sebenarnyalah dalam persaingan bisnis media massa, kekuatan pasar pada akhirnya akan tetap menjadi pemenang (Jacques Alfali, Millenium, 1997).

Daftar Pustaka

Manajemen karya Ricky W. Griffin

Manajemen Penerbita Pers karya Drs. Totok Djuroto

Manajemen, Dasar, Pengertian dan Masalah karya H. Malayu S.P Hasibuan

Prinsip-Prinsip Manajemen karya George R. Terry

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s